Türkiye genelinde belediye personeline eğitim
Manisa Büyükşehir Belediyesi Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanlığı koordinasyonunda, Türkiye genelindeki belediye personeline yönelik kapsamlı bir uzaktan eğitim programı düzenlendi. Aday memur hazırlayıcı eğitimi kapsamında verilen “Resmi Yazışma Kuralları, Belge Yönetimi ve Arşivleme” konulu eğitim, personelin hem kurumlar arası iletişimini güçlendirmeyi hem de vatandaşlara sunulan hizmet kalitesini artırmayı hedefliyor.
Eğitimin içeriği ve kapsamı
Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi EBYS ve Arşiv Şube Müdür Vekili Gülin Karan Özkaya tarafından verilen eğitimde, katılımcılara resmi yazışmalarda standartlaşmanın önemi anlatıldı. Eğitimin amacı, belediye personelinin mesleki gelişimini desteklerken, verilen hizmetleri daha profesyonel bir düzeye taşımak olarak belirlendi.
Eğitime 173 idareden 745 personel katıldı. Eğitim kapsamında ele alınan konular şunları içerdi:
Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) kullanımı
Yazışma ortamları, nüsha sayısı, boyut ve yazı tipi gibi temel unsurlar
Başlık, logo, tarih, konu, muhatap, ek, dağıtım ve imza türleri gibi resmi yazışmanın olmazsa olmazları
Ayrıca eğitimde, imza yetki yönergesi ve imza yetki devri gibi kritik konular da detaylı şekilde ele alınarak, personelin bilgi eksikliklerinin giderilmesi sağlandı.
Başkan Özcan Çetin’in değerlendirmesi
Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanı Özcan Çetin, eğitimleri yakından takip ettiğini belirterek, eğitimlerin önemine dair şunları söyledi:
“Kamu hizmetlerinde şeffaflık ve etkinlik, doğru bir belge yönetimi ve resmi yazışma süreciyle mümkün olur. Bu eğitim, Türkiye genelindeki tüm belediye personellerine hitap etmesi açısından büyük bir değere sahip. Mesleki gelişim ve ortak bir dil oluşturma hedefimizin her seferinde eğitim kalitesini daha da artırarak düzenlemiş olduğumuz bu tür resmi eğitimlere devam edeceğiz.”
Başkan Çetin, bu eğitimlerin kurumlar arası koordinasyonu güçlendireceğini ve belediyelerin vatandaşlara sunulan hizmetlerde standartlaşmayı sağlayacağını vurguladı.
EBYS ve arşivleme uygulamaları
Eğitimde öne çıkan bir diğer konu, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) oldu. EBYS, resmi belgelerin dijital ortamda saklanmasını, paylaşılmasını ve denetlenmesini sağlayarak kurum içi verimliliği artırıyor. Katılımcılara, EBYS’nin kullanım yöntemleri ve arşivleme süreçleri detaylı şekilde anlatıldı.
Ayrıca arşivleme standartlarının önemi, belgelerin güvenli şekilde saklanması, kayıt altına alınması ve gerektiğinde hızlı erişim sağlanması konuları da eğitimde işlendi. Personelin belge yönetimi ve arşivleme konularındaki farkındalığı artırıldı.
Resmi yazışmada standartlaşmanın önemi
Eğitim, resmi yazışmalarda standart bir dil ve format oluşturmanın önemine vurgu yaptı. Katılımcılara, belgelerde doğru başlık, konu ve imza kullanımı ile birlikte dağıtım, ek ve muhatap bilgilerinin eksiksiz şekilde doldurulmasının gerekliliği anlatıldı.
Bu standartlaşma sayesinde, belediyeler arası iletişimde karışıklıkların önüne geçilecek ve vatandaşlara sunulan hizmetlerin kalitesi yükseltilecek.
Katılımcı sayısı ve geri bildirim
Eğitim, Türkiye genelindeki belediyelerden yoğun katılım gördü. 173 idareden 745 personel, eğitim programına dahil olarak hem teorik hem de uygulamalı bilgiler edindi. Katılımcılar, eğitimde edindikleri bilgilerle günlük resmi yazışmalarında ve belge yönetim süreçlerinde daha etkin rol alacak.
Eğitim sonrası yapılan anketlerde, personelin EBYS ve arşivleme konularında daha bilinçli hale geldiği ve resmi yazışmalarda standartları uygulamaya hazır oldukları bildirildi.
Gelecek planları
Belediye yetkilileri, bu tür eğitim programlarını düzenli olarak sürdüreceklerini belirtti. Amaç, belediye personelinin mesleki gelişimini desteklemek, kurumsal iletişimi güçlendirmek ve vatandaşlara daha kaliteli hizmet sunulmasını sağlamak olarak ifade edildi.
